IBM BAW behalten oder neu machen? Eine Entscheidungshilfe.

Eine Automatisierungsplattform bleibt unverzichtbar

Grundsätzlich gilt: Die Entscheidung „braucht es nicht“ ist falsch. Wir sind überzeugt, dass jede fortschrittliche Organisation eine geeignete Möglichkeit benötigt, Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit IBM BAW steht Ihnen eine lauffähige Plattform mit Support und regelmäßigen Updates eines namhaften Herstellers bereit – ein klarer Vorteil gegenüber heterogenen, diversifizierten oder gar fehlenden IT-Lösungen als Flickwerk. Diesen Vorsprung sollten wir nicht aufgeben. Die eigentliche Frage lautet daher: Muss es weiterhin IBM BAW sein – oder erfüllt eine alternative Plattform die Anforderungen ebenso gut?

Was bieten moderne Alternativen?

Wenn wir davon ausgehen, dass eine Plattform für Prozessautomation weiterhin nötig ist, sollten wir den Funktionsumfang nüchtern bewerten. IBM BAW ist eine Automationsplattform, auf der sich langlaufende, zustandsbehaftete Prozesse (stateful processes) mit Anbindung an Ihr hauseigenes Berechtigungssystem abbilden lassen. Komplexe Zuweisungen anhand von Rollen, Attributen oder Geschäftsdaten sind dabei standardmäßig möglich. Ergänzend steht ein browserbasiertes Drag-and-drop-Interface bereit, dessen Grundlagen IT-affine Anwender in zwei bis drei Wochen erlernen.

Im Marktvergleich trennt sich bei genauer Betrachtung schnell die Spreu vom Weizen: Viele Lösungen sind reine Workflow-Management-Systeme – lineare Prozessketten mit wenig oder keiner Modularisierung und ohne integrierte Benutzeroberflächen, womit komplexe Frontends erst in den Händen von Softwareentwicklern und IT-Architekten wahr werden. Der vermeintlich kleine Preis ist dann in der Praxis oftmals ein teurer, funktionaler Rückschritt.

Modernisierung: klassische Infrastruktur vs. Cloud und Container

Wenn IBM BAW bereits vor einiger Zeit eingeführt wurde, läuft es in der Regel auf dem WebSphere Application Server mit relationalen Datenbanken – ein klassischer, bewährter Ansatz. Heute dominieren hingegen Microservices in Containerumgebungen. Wer diesen Weg gehen möchte, bekommt mit dem IBM Cloud Pak for Automation eine leistungsfähige Plattform, betreibbar auf Kubernetes oder – wie wir finden noch eleganter – auf OpenShift.

Das ist technologisch attraktiv, verlangt aber realistisch betrachtet mehr Ressourcen und Know-how, sowohl personell bei Ihnen, Ihren Dienstleistern und im Rechenzentrum. Der Application-Server-Ansatz ist administrativ überschaubar, robust und mit etwas Schulung gut zu betreiben. Bei einer Modernisierung zu Containern müssen also Personal- und Infrastrukturkapazitäten gesichert und die Gesamtkosten belastbar kalkuliert werden. Fakt ist: Moderne BPM-Lösungen basieren durchweg auf Microservices. Als Entscheider gilt es abzuwägen, was besser passt – technologischer Reiz und maximale Flexibilität oder ein betriebswirtschaftlich planbarer Betrieb. IBM beherrscht beide Welten; viele neue Anbieter bieten nur die cloud-native Variante oder sie bieten erst recht nur einen cloudbasierten Dienst an. Dann besteht die Gefahr, dass die Infrastruktur schnell komplex und teuer wird, wenn ein hybrider Betrieb an Kleinigkeiten scheitert oder für die Nutzung on-premise nicht ausreicht.

Lizenzmodelle: Wirtschaftlichkeit durch strategische Nutzung

Blicken wir auf die Lizenzen. Bei IBM BAW in klassischer Infrastruktur richtet sich die Lizenzierung nach der Größe der Betriebsumgebung – nicht nach der Anzahl von Prozessen oder Aktivitäten. Mit jeder zusätzlichen Automation verbessert sich damit das Verhältnis von Einsparung zu Kosten. Für eine strategische Plattform zur Prozessdigitalisierung ist das ideal. Im Wettbewerb rechnen viele Modelle pro Durchlauf, Aktivität oder „digitaler Regel“ ab. Während Sie bei volumenbasierten Modellen jede Idee zur Automation den Kosten gegenüberstellen und oftmals vermeintlich kleine Ideen verwerfen müssen, sinken bei IBM BAW die Kosten pro Prozess mit jeder weiteren Automation.

Also zurück zur Kernfrage: Wofür wurde das System ursprünglich angeschafft und warum macht es nicht das, was es soll?

IBM BAW reaktivieren: Schritte zurück zur messbaren Wertschöpfung

Wir haben die Gründe für die verwaiste Anwendung beleuchtet. Jetzt zählt, wie wir aus der bestehenden Investition wieder messbaren Nutzen ziehen, wenn wir bei IBM BAW bleiben. Der Weg zurück in die Relevanz besteht aus wenigen, konkreten Schritten

• Verlässliche Basis schaffen
  Stabilisieren Sie die Plattform, standardisieren Sie den Betrieb und führen Sie regelmäßige Backup- und Restore-Tests durch. Üben Sie den Wiederanlauf, um das Vertrauen in die geschäftskritische Betriebsfähigkeit nachhaltig zu stärken.
   
• Klarheit über Use Cases schaffen
  Zeigen Sie den Fachbereichen klar und nachvollziehbar, welche konkreten Probleme die Plattform adressiert und an welchen Stellen sie im Prozessportfolio echten Mehrwert schafft.
   
• Altlasten konsequent beseitigen
  Erstellen Sie eine priorisierte Liste offener Punkte und arbeiten Sie diese für bestehende Prozesse stringent ab. Etablieren Sie zudem eine Ideenplattform, auf der Vorschläge gesammelt und anschließend von Prozess-Experten qualifiziert werden können.
   
• Nutzen transparent machen
  Belegen Sie Optimierungen und Einsparungen mit belastbaren Kennzahlen. Kommunizieren Ergebnisse konsequent an Management und Controlling, um den tatsächlichen Mehrwert nachvollziehbar darzustellen und Entscheidungen zu zukünftigen Prozessen zu ermöglichen.
   
• Kostenstrukturen offenlegen
  Machen Sie die Kosten für die Umsetzung neuer Prozesse transparent. Zeigen Sie auf, wie schnell der Weg von der Idee zum produktiven Ablauf verläuft und definieren Sie betriebswirtschaftliche Erfolgskriterien als Grundlage für Investitionsentscheidungen.
   
• Proaktives Monitoring etablieren
  Setzen Sie auf Frühwarnsysteme, die nicht nur technische Störungen, sondern auch Prozessabweichungen frühzeitig erkennen und digitale Prozesse zu echten Helfern Ihrer Fachbereiche machen.

So gewinnt die Plattform für Anwender und Fachbereiche erneut an Relevanz und wird zum Treiber kontinuierlicher Automation. Keine der Herausforderungen ist unlösbar – mit einem strukturierten Vorgehen lässt sich schon in wenigen Wochen messbarer Mehrwert erzielen.

Fazit: Plattform prüfen, Strategie anpassen, dann entscheiden

Prüfen Sie Ihr bestehendes IBM BAW System sorgfältig – und streichen Sie zuerst alle negativen Kriterien, die Sie selbst beeinflussen können. Sind die Kosten zu hoch, stellen Sie ihnen die tatsächlichen Einsparungen der laufenden Prozesse gegenüber. Können Sie diese Einsparungen nicht beziffern, klären Sie die Ursache: IBM BAW liefert bei korrekt modellierten Prozessen die nötigen Kennzahlen gleich mit. Ihre ursprünglichen Entscheidungsgründe waren vermutlich strategisch – Prozessdigitalisierung und Automation. Bevor Sie Alternativen evaluieren, analysieren Sie daher, warum die damalige Initiative ihr Ziel verfehlt hat.

Wichtig: IBM BAW ist eine Integrations- und Automationsplattform, die – abgesehen von einigen Kernaufgaben – kein IT-Spitzenpersonal für die Umsetzung benötigt. Mit jeder weiteren Automation sinken die Kosten pro Prozess. Die Frage lautet also: Wo hakt es: organisatorisch, methodisch, im Betrieb oder bei den Fähigkeiten in der Umsetzung?

Stellen Sie letztendlich fest, dass Sie keine derartige Plattform brauchen – weil der Fachbereich nicht modelliert, nur wenige Prozesse zu automatisieren sind oder Sie lieber „Process as a Service“ extern beziehen möchten –, dann suchen Sie gezielt nach einer neuen, schlankeren Lösung, bedenken dabei aber die Gründe, warum es beim letzten Mal nicht richtig funktionieren wollte.