Wir finden heraus, ob sich Ihr Prozess überhaupt lohnt.
Zwei Tage, mit Ihren Leuten und Ihren Zahlen. Am Ende wissen Sie, wie lange ein Vorgang bei Ihnen heute wirklich dauert, wo die Zeit liegen bleibt und welche Entscheidungen offen sind. Fester Preis, festes Ergebnis.
Wir fangen damit an, weil Automatisierung verstärkt, was sie vorfindet. Trifft sie auf einen geregelten Ablauf, wird er schneller und nachvollziehbar. Trifft sie auf eine ungeklärte Zuständigkeit, wird die Unklarheit schneller und nachvollziehbar.
Und weil wir am Ende auch sagen, wenn sich der Aufwand nicht lohnt. Das kommt vor, und Sie erfahren es nach zwei Tagen statt nach vier Monaten.
01
Wir messen, bevor jemand etwas verändert
Der größte Teil einer Durchlaufzeit ist keine Bearbeitungszeit, sondern Liegezeit – Wartezeit auf eine Rückfrage, eine Freigabe, eine Antwort von außen. Diese Zeit gehört niemandem, deshalb steht sie in keiner Auswertung. Wir erheben sie an abgeschlossenen Vorgängen: Eingang, Ausgang, und wo dazwischen nichts passiert ist.
Diese Nullmessung ist der Vergleichsmaßstab für alles, was danach kommt. Ohne sie ist jede spätere Ersparnis eine Behauptung – auch unsere.
02
Wir schneiden den Prozess auf eine Größe zu, die trägt
Ein erster Prozess muss klein genug sein, dass ein Scheitern nichts kostet, und groß genug, dass sich etwas ändert. Wir legen fest, wo er anfängt und wo er aufhört, welche Systeme angebunden werden müssen, welche Entscheidungen im Haus noch offen sind und wer den Vorgang künftig verantwortet.
Das Ergebnis ist ein Steckbrief: Schritte, Rollen, Schnittstellen, Mengengerüst, Messpunkte. Damit lässt sich der Aufwand kalkulieren – von uns oder von jedem anderen Anbieter, den Sie fragen wollen.
03
Ein Modell für die Ausführung, nicht für die Ablage
Eine Prozessdokumentation für das Audit und ein Modell, das tatsächlich läuft, sind zwei verschiedene Dinge. Das eine beschreibt, wie es sein soll. Das andere muss jede Verzweigung entscheiden: ab welchem Betrag, wer bei einer Ausnahme freigibt, was passiert, wenn eine Antwort ausbleibt.
Viele Häuser haben ihre Abläufe seit Jahren sauber dokumentiert und trotzdem nichts daran verändert. Genau diese Lücke schließen wir – und wenn brauchbare Modelle schon vorliegen, bauen wir darauf auf, statt neu anzufangen.
04
Wir sagen Ihnen, wenn Sie keine Software brauchen
Manchmal zeigen die zwei Tage, dass ein Vorgang nicht an fehlender Technik hängt, sondern daran, dass ihn drei Leute per Mail weiterreichen und niemand weiß, dass er dran ist. Dann hilft eine Zuständigkeit, eine gemeinsame Ablage oder eine sichtbare Aufgabenliste – und keine Engine.
Umsonst sind solche Schritte nicht, sie kosten Arbeitszeit und manchmal eine Lizenz. Was sie nicht kosten, ist eine Prozessplattform. Wir sagen Ihnen das lieber vorher als nach der ersten Rechnung.
EIN PROZESS, ZWEI TAGE, EIN ERGEBNIS
Nicht jeder Prozess lohnt sich. Das vorher zu wissen ist billiger, als es hinterher zu merken.
Was Sie bekommen
- Steckbrief des Prozesses – Schritte, Rollen, Systeme, Schnittstellen, Mengengerüst
- Nullmessung – Durchlaufzeit, Liegezeit, Wartepunkte an abgeschlossenen Vorgängen
- Offene Entscheidungen – benannt, mit dem Hinweis, wer sie treffen muss
- Aufwandseinschätzung – für die Umsetzung, unabhängig davon, wer sie macht
- Empfehlung – auch, wenn sie lautet: nicht automatisieren
Was wir von Ihnen brauchen
Zwei Tage vor Ort oder online. Dabei sein sollten die Person, die den Vorgang fachlich verantwortet, und zwei bis drei Mitarbeiter, die ihn täglich bearbeiten. Aus der IT genügt eine Stunde für die Frage, welche Systeme beteiligt sind und wie man an die Daten kommt.
Vorbereitung brauchen Sie keine. Zwanzig abgeschlossene Vorgänge mit Eingangs- und Ausgangsdatum genügen uns, und wenn es die nicht gibt, holen wir sie gemeinsam heraus.
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