13% fürchten um ihre Existenz: Wie Mittelständler jetzt automatisieren sollten

Die Diagnose steht längst

Bitkom hat Anfang 2026 repräsentativ 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. Das Bild ist eindeutig: 78% halten die aktuelle Wirtschaftskrise auch für eine Krise zögerlicher Digitalisierung. 80% warnen, dass Deutschland ohne Digitalisierung wirtschaftlich absteigen wird.

Am aufschlussreichsten ist aber der Blick in den eigenen Markt. Damit wird aus einem Effizienzthema ein Wettbewerbsthema. Nicht die Digitalisierung bedroht diese Unternehmen, sondern der Abstand zu denen, die vor Jahren angefangen haben. Und Abstände dieser Art haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie wachsen von selbst, weil der Vorsprung des einen die Mittel für den nächsten Schritt finanziert.

Trotzdem passiert erstaunlich wenig. Wenn wir mit Geschäftsführern mittelständischer Unternehmen sprechen, hören wir fast immer dieselben drei Sätze. Es ist zu teuer. Es dauert zu lange. Wir haben niemanden dafür.

Wir halten alle drei für berechtigt. Sie sind keine Ausflüchte, sondern die zutreffende Beschreibung dessen, was der Markt diesen Unternehmen bisher angeboten hat. Genau deshalb lohnt es sich, jeden einzeln durchzurechnen.

„Zu teuer“ heißt meistens: nicht kalkulierbar

Der erste Einwand ist selten ein Preisproblem. Er ist ein Planungsproblem.

Die verbreiteten Abrechnungsmodelle für Automatisierungsplattformen rechnen nach Nutzung: pro Prozessdurchlauf, pro Aktivität, pro Adapter, pro Schnittstelle. Der Einstieg ist dadurch billig, das ist der Sinn der Sache. Nur weiß zu Beginn niemand, wie viele Durchläufe am Ende zusammenkommen — und genau das macht die Kalkulation unmöglich, die ein Unternehmen vor einer Investition aufmachen muss.

Der Kern des Problems ist schnell erzählt: Bei nutzungsbasierter Abrechnung kostet jeder Erfolg extra.

Denken Sie das zu Ende. Ein Prozess, der statt hundert nun tausendmal im Monat läuft, hat sich fachlich bewährt. Er ist das Beste, was Ihnen passieren kann. Im Pay-per-Use-Modell ist er ein Kostentreiber, über den in der nächsten Budgetrunde gesprochen wird. Also automatisieren Fachbereiche vorsichtshalber weniger. Sie bauen kleinere Modelle, verzichten auf Zwischenschritte und lassen die vielen kleinen Helferprozesse liegen, die in Summe den größten Teil der Einsparung ausmachen würden. Nicht weil sie fachlich unsinnig wären, sondern weil sie im Betrieb Geld kosten.

Das Ergebnis ist eine Automatisierungslandschaft, die nicht nach fachlicher Logik entstanden ist, sondern nach Lizenzlogik. Wir halten das für den teuersten Fehler, den man bei diesem Thema machen kann. Die Wahl des Lizenzmodells entscheidet darüber, ob ein digitaler Prozess zum Gewinnbringer wird oder zum Kostenrisiko.

Wie werden Automatisierungsplattformen abgerechnet?

Drei Modelle sind im Markt verbreitet, und sie führen zu unterschiedlichem Verhalten im Unternehmen.

1. Nutzungsbasiert — abgerechnet wird pro Durchlauf, Aktivität, Adapter oder Schnittstelle. Niedriger Einstieg, unkalkulierbarer Verlauf. Jede zusätzliche Automatisierung muss gegen ihre laufenden Kosten verteidigt werden.
2. Nutzerbasiert — abgerechnet wird pro benanntem Anwender. Planbar bei kleinen Teams, teuer, sobald viele Sachbearbeiter im Prozess arbeiten. Führt dazu, dass Zugänge geteilt werden.
3. Ressourcenbasiert — abgerechnet wird nach eingesetzten Prozessorkernen oder Speicher. Der Preis hängt an der Maschine, nicht an der Nutzung. Höherer Einstieg, dafür sinken die Stückkosten mit jedem zusätzlichen Prozess.

Wir rechnen ressourcenbasiert ab, nach eingesetzten Prozessorkernen. Nicht nach Prozessdurchläufen, nicht nach Aktivitäten, nicht nach Adaptern, nicht nach Nutzern.

Das klingt altmodisch, und in gewisser Weise ist es das auch. Es hat aber eine Eigenschaft, die für Ihre Automation alles verändert: Der Preis hängt an der Maschine, nicht an Ihrem Erfolg.

Damit dreht sich die Anreizlage. Sie wollen ab jetzt, dass ein Prozess möglichst oft läuft. Jeder zusätzliche Durchlauf verbessert Ihre Amortisation, statt sie zu belasten. Jeder kleine Helferprozess, den ein Fachbereich nebenbei modelliert, ist geschenkt. Und Ihre Entwickler bauen wieder das fachlich richtige Prozessmodell statt das mit den wenigsten abrechnungsrelevanten Schritten.

Wer bezahlt eigentlich die Maschine?

Weil die Abrechnung an den Prozessorkernen hängt, wird die Frage nach der Hardware zu einer eigenen — und die können Sie beantworten, wie es Ihnen passt.

Im SaaS-Betrieb stellen wir die Maschine, der Aufwand steckt im Preis. Betreiben Sie im eigenen Rechenzentrum, gehören die Kerne Ihnen. In den meisten mittelständischen Häusern liegt dort ohnehin eine Virtualisierungsumgebung. Dann ist die zusätzliche Hardware für Ihren ersten Prozess keine Investition, sondern eine Zuweisung.

Das ist der Unterschied zu jedem nutzungsbasierten Modell: Dort können Sie die laufenden Kosten durch nichts beeinflussen, was Sie selbst besitzen. Bei einer ressourcenbasierten Metrik entscheiden Sie, ob Sie Kapazität mieten oder eigene einsetzen.

Wo das Argument endet: Wächst die Last über das hinaus, was die vorhandenen Kerne tragen, brauchen Sie zusätzliche — und die kosten dann sowohl Hardware als auch Lizenz. Das ist keine Kleingedrucktes-Klausel, sondern Physik.

Entscheidend sind zwei Dinge. Erstens die Größenordnung: Der Sprung von hundert auf tausend Vorgänge im Monat bewegt sich bei einer ordentlich dimensionierten Umgebung im Rauschen, relevant wird die Frage erst bei einem Vielfachen davon. Zweitens die Art des Kostensprungs. Er kommt selten, in großen Stufen und angekündigt — Sie sehen ihn kommen und können ihn planen. Bei nutzungsbasierter Abrechnung steigen die Kosten dagegen kontinuierlich und unsichtbar mit jedem Durchlauf, und auffallen wird es auf der Rechnung.

„Es dauert zu lange“ — und was wirklich wie lange dauert

Der zweite Einwand stammt aus einer Zeit, in der Automatisierungsprojekte mit einer Infrastrukturbeschaffung begannen, das ist aber vorbei. Als SaaS betrieben brauchen Sie keine eigene Installation: kein Server, kein Cluster, kein Betriebsteam, keine Kubernetes-Kompetenz im Haus.

Damit hier keine falsche Erwartung entsteht, die Zeitrechnung im Detail. Die Plattform steht in Tagen. Der erste Prozess braucht ein bis zwei Workshops für das Modell und läuft danach produktiv. Bis eine belastbare Zahl vorliegt, vergehen weitere vier bis sechs Wochen, weil so lange gemessen wird — das haben wir im Beitrag zur Nullmessung ausführlich beschrieben.

Wer also „in wenigen Tagen produktiv“ liest und daraus „in wenigen Tagen belegbar“ macht, wird enttäuscht. Produktiv heißt: Der Ablauf läuft im System. Belegbar heißt: Sie haben Daten darüber.

Wichtig ist dabei die Reihenfolge. Wir beginnen nicht mit einer Plattformeinführung, sondern mit einem Ablauf. Einem einzigen, gut gewählten, überschaubaren. Er läuft, er wird gemessen, er zeigt eine Zahl. Erst danach stellt sich die Frage nach dem zweiten. Das hat den angenehmen Nebeneffekt, dass eine Fehlentscheidung Wochen kostet und keine Jahresbudgets.

Wo Ihre Daten liegen und wie Sie wieder herauskommen

Diese Frage kommt in jedem ernsthaften Gespräch, und sie gehört auch in einen Text über Kosten — denn ein Wechselrisiko ist ein Kostenrisiko.

Sie entscheiden, wo betrieben wird: bei uns, bei einem Anbieter Ihrer Wahl oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Die Abrechnungsmetrik bleibt in allen drei Fällen dieselbe, ein Wechsel ist deshalb keine Neuverhandlung. Wir haben ausdrücklich ein Interesse an dem Weg ins eigene Haus — das ist keine Selbstverständlichkeit bei Anbietern, deren Geschäftsmodell auf der Cloud aufbaut.

Und für den Fall, dass Sie nicht mehr mit uns arbeiten wollen: Die Prozessmodelle liegen in BPMN, die Entscheidungsregeln in DMN und die Nutzdaten in standardisierten Datenbanken. Alles sind offene, dokumentierte Standards, keine hauseigene Notation. Ihre Vorgangsdaten bekommen Sie in einem auswertbaren Format. Was Sie mitnehmen können, ist damit erheblich mehr als bei einer Plattform, deren Ablauflogik im Herstellerformat steckt.

„Wir haben niemanden dafür“ – der Zirkelschluss

Der dritte Einwand ist der ehrlichste und zugleich der gefährlichste, denn er beschreibt exakt das Problem, das durch Automatisierung gelöst werden soll. Man digitalisiert nicht, weil Leute fehlen. Und es fehlen Leute, weil nicht digitalisiert wurde.

Aus dieser Schleife kommt niemand durch mehr Anstrengung heraus, sondern nur durch einen Schnitt: einen Prozess herausgreifen, ihn automatisieren, die gewonnene Kapazität in den nächsten stecken.

Dass der Druck zunimmt, ist keine Meinung. Das Institut der deutschen Wirtschaft hat im Juni 2026 vorgerechnet, wie es weitergeht: Aktuell sind noch 14,1 Millionen Babyboomer unter dem gesetzlichen Renteneintrittsalter, 2030 werden es 7,6 Millionen sein. Ein Rückgang um 46,3% in vier Jahren. Und den Mittelstand trifft das härter als andere.

Warum wir das an dieser Stelle betonen: Wir haben in einem früheren Beitrag beschrieben, dass ein erheblicher Teil der gesuchten „Fachkräfte“ in Wahrheit Verwaltungskapazität ist, die manuelle Abläufe zwischen Menschen steuert. Diese Stellen sind am schwersten zu besetzen und am einfachsten zu automatisieren. Genau dort liegt der schnellste Hebel — vorausgesetzt, das Lizenzmodell bestraft Sie nicht dafür, viele kleine Abläufe abzubilden.

Vier Dinge, die sich mit unserer Metrik ändern

1. Kleine Prozesse werden wirtschaftlich. Die Urlaubsfreigabe, die Lieferantenanlage, die Reklamationsvorprüfung: Jeder dieser Abläufe ist für sich zu klein, um ein Projekt zu rechtfertigen, in Summe aber der größte Posten. Ohne Kosten pro Durchlauf entfällt die Rechtfertigungspflicht.
2. Die Modellqualität steigt. Wenn Aktivitäten nichts kosten, entsteht das Prozessmodell, das fachlich sauber und später wartbar ist — nicht das mit den wenigsten Knoten.
3. Wachstum braucht keine Nachverhandlung. Ein erfolgreicher Prozess skaliert innerhalb der vorhandenen Ausstattung. Erst wenn die Hardware nicht mehr reicht, ändert sich etwas, und das ist ein technischer, kein kaufmännischer Vorgang.
4. Die Amortisation ist vorab rechenbar. Sie kennen den Preis der Plattform. Sie kennen aus der Messung die Vorgangszahlen. Damit lässt sich vor der Entscheidung sagen, ab welchem Prozess sich die Investition trägt.

Was das für Ihre Entscheidung bedeutet

Wir behaupten nicht, dass Automatisierung damit zum Selbstläufer wird. Ein Prozess muss verstanden, modelliert und professionell betreut werden, und dafür braucht es Erfahrung. Auch ein ressourcenbasiertes Modell ersetzt keine Strategie.

Was es aber auflöst, sind die drei Einwände vom Anfang. Der Preis ist vorher bekannt und wächst nicht mit dem Erfolg. Der erste Prozess läuft in Wochen statt in Quartalen und braucht bei SaaS-Betrieb keine eigene Installation. Und das Argument der fehlenden Leute wird durch Abwarten jedes Jahr schlechter, nicht besser.

Bemerkenswerterweise beginnt sich das gerade zu bewegen, denn die laut Bitkom investitionsbereiten Unternehmen sind die 65% von oben aus der anderen Perspektive. Ein Teil des Marktes fängt jetzt an, und in drei Jahren wird das dieselbe Zahl sein, die dann jemand anderes über Sie liest.

Der Unterschied zu 2023 ist, dass der Einstieg heute weder eine große Investition noch ein langes Projekt erfordert. Ein Ablauf, wenige Wochen, eine messbare Zahl. Alles Weitere entscheiden Sie danach — mit Daten aus Ihrem System statt mit Präsentationen.