Ihr erfahrenster Mitarbeiter geht in vier Jahren? Sein Wissen muss vorher raus.

Eine Entspannung, die keine ist

Die Lücke ist geschrumpft, weil weniger Stellen ausgeschrieben wurden und die Arbeitslosigkeit stieg. Im Jahresdurchschnitt 2025 gab es erstmals seit der Pandemie wieder mehr qualifizierte Arbeitslose als offene Stellen: knapp 1,25 Millionen gegenüber gut 1,1 Millionen. Das ist keine Verbesserung der Fachkräftesituation, das ist eine schwache Konjunktur.

Und trotz des Rückgangs bleibt der Befund unbequem. Für 2026 rechnet die Bundesregierung mit einem realen Wachstum von 1,0%. Das IW erwartet entsprechend wieder steigenden Fachkräftebedarf, besonders in Bau- und Elektroberufen sowie in Gesundheits- und Sozialberufen. In der Physiotherapie stehen schon heute nur für rund 15 Prozent der offenen Stellen passend qualifizierte Arbeitslose bereit.

Die Verschnaufpause ist real. Sie ist nur befristet.

Für kleinere Unternehmen ist die Frist kürzer

Wer glaubt, das treffe vor allem Konzerne, liegt falsch. Das IW hält in derselben Auswertung ausdrücklich fest, dass kleine und mittlere Unternehmen besonders betroffen bleiben.

Der Grund ist einfach. Ein Konzern kann eine unbesetzte Stelle intern umverteilen. In einem Betrieb mit vierzig Beschäftigten ist der Kollege, der als Einziger weiß, wie die Sonderfälle in der Auftragsprüfung zu behandeln sind, nicht ersetzbar – sondern schlicht weg, wenn er geht.

Zwei Uhren, die gleichzeitig laufen

Hier wird es interessant, und zwar aus einem Grund, den in der Diskussion kaum jemand ausspricht: Der demografische Abgang passiert nicht an einem Stichtag, er zieht sich über Jahre. Der Aufbau einer digitalen Prozesslandschaft passiert ebenfalls nicht an einem Stichtag, sondern über Jahre. Beide Vorgänge laufen parallel.

Wer heute anfängt, baut seine Prozesse mit den Menschen, die das Wissen noch haben. Der Kollege, der in vier Jahren geht, sitzt jetzt mit am Tisch, wenn sein Ablauf modelliert wird. Er weiß, warum dieser eine Kunde anders behandelt wird, welche Ausnahme wann greift und was passiert, wenn man Schritt drei überspringt. Diese Information ist verfügbar. Sie ist nur nirgends hinterlegt.

Wer erst anfängt, wenn die Leute weg sind, rekonstruiert nur noch. Das ist deutlich teurer, dauert länger und wird nie vollständig.

Das Zeitfenster, in dem beides gleichzeitig möglich ist – Wissen abholen und Struktur aufbauen –, ist genau jetzt geöffnet. Es schließt sich nicht durch eine Entscheidung, sondern durch einen Zeitablauf.

Was „Wissen sichern“ tatsächlich bedeutet

An dieser Stelle wird üblicherweise ein Wiki vorgeschlagen. Das führt selten zum Ziel, weil Dokumentation eine Momentaufnahme bleibt: Sie altert leise, und niemand merkt es, bis jemand nach ihr greift und feststellt, dass sie seit zwei Jahren nicht mehr stimmt. Ein ausgeführtes Regelwerk kann das nicht. Wenn eine hinterlegte Entscheidungsregel nicht mehr zur Realität passt, fällt das im laufenden Betrieb auf – spätestens beim ersten Vorgang, der falsch abbiegt.

Konkret heißt das: Aus „das machen wir immer so“ wird eine Entscheidungstabelle. Aus „ab einer gewissen Größenordnung frage ich beim Chef nach“ wird ein Schwellenwert mit einem definierten Eskalationspfad. Aus „bei diesem Lieferanten muss man aufpassen“ wird eine Prüfregel mit einem Kriterium, das jemand benennen musste.

Der angenehme Nebeneffekt dieser Arbeit: Der ausscheidende Kollege ist dabei nicht Interviewpartner, sondern Mitautor. Nach unserer Erfahrung ist das eine der wenigen Digitalisierungsmaßnahmen, die bei den Beteiligten tatsächlich Anerkennung erzeugt. Es geht nicht darum, jemanden überflüssig zu machen, sondern darum, dass sein Urteil das Haus nicht mit ihm verlässt.

Der Punkt, an dem es wirtschaftlich wird

Bis hierhin klingt das nach Vorsorge. Der eigentliche Ertrag zeigt sich erst beim Nachfolger. Ohne strukturierten Prozess erbt er eine Rolle, die nur mit jahrelanger Erfahrung auszufüllen ist. Entsprechend lange dauert die Einarbeitung, entsprechend groß ist das Risiko, dass er die Stelle vorher wieder verlässt, und entsprechend schwierig ist die Besetzung überhaupt. Gesucht wird dann nämlich eine klassische „Fachkraft“ – also jemand, der alles schon kann. Genau die gibt es nicht, und darum handelt dieser ganze Artikel.

Mit strukturiertem Prozess erbt der Nachfolger eine Reihe klar umrissener Arbeitsschritte, in denen ihn das System durch die Entscheidungen führt. Die Anforderung an den Bewerber sinkt. Die Einarbeitungszeit sinkt. Und die Stelle lässt sich aus einem deutlich größeren Bewerberkreis besetzen.

Das ist kein Nebeneffekt, sondern der wirtschaftliche Kern der Sache. Sie verändern nicht nur, wie gearbeitet wird, sondern auch, wen Sie dafür brauchen. Und das ist der Unterschied zwischen einer Maßnahme gegen den Fachkräftemangel und einer Maßnahme, die ihn für Sie aufhebt. Wir haben an anderer Stelle beschrieben, warum diese Überführung der eigentliche Hebel gegen den Fachkräftemangel ist – hier geht es um den Zeitpunkt.

Vier Schritte für die nächsten zwölf Monate

1. Wählen Sie den Prozess nach dem Menschen aus, nicht nach der Größe. Nicht der umsatzstärkste Ablauf ist der richtige Anfang, sondern der, in dem das meiste undokumentierte Erfahrungswissen einer einzelnen Person steckt. Dort ist das Risiko am höchsten und das Zeitfenster am engsten.
2. Modellieren Sie, solange diese Person da ist. Ihre Beteiligung ist der eigentliche Wert des Vorhabens. Alles, was Sie später rekonstruieren müssen, kostet ein Vielfaches und bleibt lückenhaft.
3. Formulieren Sie Regeln, keine Beschreibungen. Ein Satz im Handbuch hilft niemandem. Ein Schwellenwert, eine Entscheidungstabelle und ein definierter Eskalationsweg laufen von allein – und melden sich, wenn sie nicht mehr passen.
4. Schreiben Sie die Stellenanzeige neu. Wenn der Ablauf steht, suchen Sie nicht mehr jemanden, der alles kann. Prüfen Sie, welche Anforderungen in Ihrer letzten Ausschreibung nur deshalb dort standen, weil der Prozess sie verlangt hat – und nicht die Aufgabe.

Der Anfang ist kleiner als die Frist

Wir haben die Technik dafür im Haus – Prozess- und Regel-Engines auf offenen Standards, die Anbindung an Ihre Bestandssysteme, den Betrieb in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl und den fachlichen Support, der einen Ablauf über Jahre stabil hält.

Der Anfang ist trotzdem unspektakulär. Zwei Tage, fester Preis: Wir sehen uns gemeinsam den Ablauf an, bei dem Ihnen der Abgang eines einzelnen Menschen am meisten wehtun würde. Danach wissen Sie, wie dieser Ablauf tatsächlich funktioniert – aufgeschrieben, ausführbar und unabhängig davon, wer nächstes Jahr noch im Haus ist.

Die Fachkräftelücke ist gerade zumindest rechnerisch kleiner geworden. Das ist der beste Zeitpunkt seit Jahren, um vorbereitet zu sein, wenn sie zurückkommt.